FACTURACIÓN DIGITAL

FACTURACIÓN DIGITAL:

La factura electrónica es una modalidad de factura en la que no se emplea el papel como soporte para demostrar su autenticidad, se diferencía de la factura en papel por la forma de gestión informática y el envío mediante un sistema de comunicaciones que conjuntamente permiten garantizar la autenticidad y la integridad del documento electrónico.La facturación electrónica en México es la representación digital de un tipo de Comprobante Fiscal Digital a través de Internet ( CFDi ), que está apegada a los estándares definidos por el SAT en el Anexo 20 de la Resolución de Miscelánea Fiscal, y la cual puede ser generada, transmitida y resguardada utilizando medios electrónicos. La versión de la factura electrónica válida en México es el XML que ha sido Validado, Asignado folio fiscal y Certificado previamente por un Proveedor Autorizado de Certificación, o bien por el propio Servicio de Administración Tributaria.

VENTAJAS:

• Mejora el servicio al cliente.
• Reduce costos y errores en el proceso de generación, captura, entrega y almacenamiento.
• Permite mayor control de documental.

DESVENTAJAS:

•  Riesgo de virus: el uso de computadoras y el crecimiento de Internet ha aumentado en proporciones inimaginables y, con ello, el riesgo de que virus ataquen nuestros ordenadores. Esto puede significar pérdida de información o, aún peor, daño total en la computadora o del software de facturación electrónica.
• Actualizaciones costosas: en algunos casos, los softwares nos piden actualizaciones cuando menos dos veces al año, las cuales tampoco son esperados por los contribuyentes que adquieren el programa.
• Robo: se interrumpe la facturación y, en caso de no realizar respaldos de la información, se pierden los datos contenidos en el equipo.

CONTABILIDAD DIGITAL

CONTABILIDAD DIGITAL:

La era digital llegó para quedarse. Hoy en día la comunicación, las transacciones bancarias, el comercio y muchas actividades más son efectuadas por medios digitales.

La  facturación en México ha migrado también hacia la esfera digital, situación que puede generar muchos beneficios en  los procesos administrativos de las empresas. 

VENTAJAS:

• Rápido procesamiento de la información
• Reducción en papel e impresión
• Reducción en el costo de almacenamiento de papel
• Permanencia de la información
• Cuidado al medio ambiente

CONTABILIDAD ELECTRÓNICA

CONTABILIDAD ELECTRÓNICA

La contabilidad electrónica se refiere a la obligación de llevar los registros y asientos contables a través de medios electrónicos e ingresar de forma mensual su información contable a través de la página de Internet del SAT.

Para dar cumplimiento formal al ingreso mensual de información contable, únicamente se enviará la balanza de comprobación y el catálogo de cuentas con el código agrupador del SAT que permita su interpretación.

Adicionalmente, los contribuyentes deben tener la posibilidad de generar información electrónica de sus pólizas contables y auxiliares para entregarla al SAT, sólo cuando:

• El SAT ejerza facultades de comprobación directamente al contribuyente o a terceros relacionados (compulsas)
• El contribuyente solicite una devolución o realice una compensación.

Los contribuyentes del Régimen de Arrendamiento, Servicios Profesionales e Incorporación Fiscal quedan relevados del envío de Contabilidad Electrónica, siempre y cuando registren sus operaciones en el módulo de contabilidad de la herramienta electrónica “Mis cuentas”.

VENTAJAS:

• AHORRO ECONÓMICO Y DE PAPEL

Gracias a que los libros contables ahora se generarán de forma electrónica, podrás ahorrar importantes costos tanto en su elaboración como en la impresión de los mismos. Otra gran ventaja es que también podrás ahorrar espacio físico para su almacenamiento.

• MANEJO MÁS EFECTIVO DE LOS ARCHIVOS DIGITALES ELECTRÓNICOS

Así como ha sucedido con tus CFDI, el manejo de tus archivos de contabilidad electrónico será muy sencillo ya que podrás tenerlos disponibles de forma fácil y rápida. Así como haces con la administración de tus facturas electrónicas, podrás administrar tus documentos contables de forma personal, o designar a una persona o personas que se encarguen de ello.

• RESGUARDO EFICAZ DE LA INFORMACIÓN

El resguardo de tu información se podrá hacer de muchas formas: en tus dispositivos, sistemas de resguardo físico o en la nube. Es importante que conozcas las ventajas y desventajas que cada sistema te ofrece para poder elegir el que mejor se ajuste a tus necesidades.

DESVENTAJAS:

• Se puede deducir que uno de los principales inconvenientes de este nuevo sistema es el costo al principio. Debido a que la mayoría de los contribuyentes no cuentan con el equipo necesario para poder cumplir con la obligación, y tendrán que invertir en ellos.
•  Como era de esperarse no todos los contribuyentes inscritos realizaran este cambio, por lo que optaran por la irregularidad (Diario Oficial, 2012).
•  Se pudiera provocar el cierre de pequeñas y medianas empresas.
•  Con ello  se pudiera traer el despido de trabajadores.
• El no saber utilizar las nuevas tecnologías pudiera ser otra desventaja importante.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS SOFTWARE EN LA CONTABILIDAD

ALEGRA Y  (ASPEL): 

Alegra es una herramienta versátil, económica y muy eficiente para lograr los diferentes procesos administrativos al día. 

ASPEL ,  Ayuda en el procedimiento, integración  y mantenimiento actualizado de la información contable y fiscal de una empresa. 

VENTAJAS:

• Mantiene la contabilidad al día mediante la automatización en el registro contable.
• Registro contable en medios electrónicos.
• Envío de la información requerida por la Autoridad, en los formatos y periodos establecidos por la misma. 

DESVENTAJAS:

• No se puede implantar en cualquier empresa, ya que algunas de sus características, como la de inventarios, no se adapta a las necesidades de muchas empresas debido a la complejidad de los productos que manejan. 
• Lo mismo ocurre con poder configurar los datos de proveedores, presupuestos y departamentos; es una tarea que seguro te va a consumir más de un día.

•   Si eliminas una póliza, el número de esa póliza no podrás recuperarlo, y cuando quieras ver un reporte de las pólizas emitidas en un mes, verás que se salta la que está eliminada, esto, en muchas empresas, puede verse de mala fe hacia el contador, que muchas veces ni la debe ni la teme.
• Aunque el sistema COI (ASPEL) brinda reportes como el balance general o estado de resultados, sus formatos dejan mucho qué desear, e intentar editarlos se convierte en un verdadero dolor de cabeza si no eres programador. Eso sí, te permite agregar el logotipo de la empresa, pero al final termina en un formato bastante simplón.

CONTAPAQi Y HELISA

CONTAPAQi Esta diseñado para llevar información clave del negocio en cualquier momento, a través de Internet y a cualquier dispositivo.

 HELISA Integra una variedad importante de módulos (contabilidad general, bancos, cuentas por cobrar y cuentas por pagar).Para ofrecer a las empresas una administración completa y analítica, se adopta a las necesidades de los clientes. 

VENTAJAS:

• El programa te permite emitir los reportes financieros básicos para cumplir con las Normas de Información Financiera (NIF).
• Cuenta con listados de pólizas y listados de saldos de cuentas, filtros tipo Excel y vistas con filtros configurables.
• Puedes enumerar las pólizas a tu gusto.

DESVENTAJAS:

• Se necesitan configurar algunos programas antes de instalar CONTPAQ, lo que supone una carga más para la computadora que no siempre es la más veloz de la oficina.
• Si quieres configurar tu sistema para que envíe las declaraciones de operaciones con terceros y tienes un gran número de proveedores, te vas a tardar mucho tiempo en configurar uno por uno.
• En algunas computadoras los reportes que te emite el programa simplemente sufren fallos visuales

SAP BUSINESS ONE Y SIIGO PYME:

 SAP BUSINESS ONE Esta enfocado a la pequeña y mediana empresa y permite integrar todas las operaciones del negocio para gestionar todos los procesos administrativos, financieros y de relación con los clientes.

SIIGO PYME Ofrece una plataforma de administración enfocada a emprendedores y contadores, es una herramienta versátil y alineada incluso con los nuevos estándares.

VENTAJAS:

• Permite controlar en detalle todas las áreas de su  empresa y así no se presente una fuga de utilidades.
• Permite obtener la información al día de cada operación y asi reduce el riesgo a la hora de tomar decisiones. 
• Permite procesar la informacion de forma mas segura y clara. 
• El software nos ayuda a saber el comportamiento de las cifras en los diferentes meses del año. 

DESVENTAJAS:

• Los iconos que encontramos en SIIGO contador no son muy explicitas ya que mal interpretan al usuario el donde, se guarda, buscar, entre otras opciones.
• Las cartillas o modulos no plantean desglosasamente lo que contiene este software.
• No posee un sistema que no tiene cuenta los inventarios.

https://prezi.com/vv5rbbj2kokf/edit/#0_0091823

SOFTWARE QUE EXISTEN EN LA CONTABILIDAD

• ALEGRA
  
  
  Aplicando el novedoso concepto de todo en la nube. Este programa de administración y facturación, gestión financiera y administrativa, que no reemplaza la contabilidad formal, es una herramienta versátil, económica y muy eficiente para lograr mantener los diferentes procesos administrativos al día. Permite a profesionales independientes, microempresas y PyMEs, mantener información clave de manera segura y al instante, para cualquier decisión. Ofrece capacitación y soporte permanente y, está alineada con toda la normativa vigente. Muy popular en Colombia, México, Panamá y República Dominicana.
  
  
• COI (Aspel)
  
  
  Muy usado en México, promete ayuda en el procesamiento, integración y mantenimiento actualizado de la información contable y fiscal de la empresa. Brindando seguridad y confiabilidad en el tratamiento de la información. También, es claro que cumple con las diferentes especificaciones legales vigentes y facilita reportes, documentos de trabajo y gráficas, que muestran el estado financiero de la organización, cuando es necesario.
  
  
• CONTPAQi
  
  
  También muy popular en México, es una herramienta enfocada a PyMEs y profesionales independientes. Entrega todos los módulos necesarios para manejar una contabilidad eficiente. Está diseñado para llevar información clave del negocio en cualquier momento y lugar, a través de Internet y a cualquier dispositivo.
  
  
• HELISA
  
  
  Ampliamente reconocido en Colombia, integra una variedad importante de módulos (Contabilidad general, Bancos, Cuentas por Cobrar, Cuentas por pagar, Administración de terceros y Renta y Complementarios, entre otros), para ofrecer a las empresas una administración completa y analítica, que les permita obtener la información clave en el momento requerido, se adapta a las necesidades de los clientes.
  
  
• SAP BUSINESS ONE
  
  
  Este poderoso paquete, de una de las empresas más grandes del mundo en el desarrollo de este tipo de productos, está enfocado a la pequeña y mediana empresa, y permite integrar todas las operaciones del negocio para gestionar todos los procesos administrativos, financieros y de relación con los clientes. Incluye un CRM para entregar un servicio de postventa asertivo. Este programa es muy popular en varios países de Latinoamérica, entre ellos en República Dominicana, Panamáy Colombia.
  
  
• SIIGO PYME
  
  
  Software reconocido en Colombia y Perú, ofrece una plataforma de administración enfocada a emprendedores, PyMEs y contadores. Es una herramienta versátil  y alineada incluso con los nuevos estándares NIIF para el procesamiento de la información financiera. Además de destacarse por su capacidad de múltiples reportes, ofrece un modelo de compra por suscripción de acuerdo con la necesidad.
  
  
• SOFTLAND PYME
  
  
  La empresa de origen español, mantiene sus esfuerzos en mostrar al sector PyME de América Latina, distintas opciones para soportar la administración contable y administrativa del negocio. Popular en diferentes países de la región, se ha consolidado en Colombia, Argentina y con importante presencia en República Dominicana y Panamá. Su software invita a integrar todas las áreas de la empresa, para lograr una administración más eficiente y total, sin dejar de lado, el crecimiento del negocio.

UN SISTEMA QUE REPRESENTA AL ÉXITO ( MCDONALN`S )

Cuando Estados Unidos crecía económicamente, su población era muy productiva y las personas estaban tan ocupadas que con frecuencia comían en el trabajo.

Fue aquí donde los arcos dorados de McDonald's dieron luz por Ray Kroc, fue un gran analista de sistemas, probo y perfecciono aquellas estrategias que demostraron  ser los mas adecuadas porque satisfacían los deseos de los consumidores y las necesidades de los empleados para servir a los deseos de los clientes.

Tiempo después Kroc se pregunto, a un sin Numero de clientes lo que deseaban de un restaurante. Se estudiaron una y otra vez diversos procedimientos de cocina, empaquetado, menús, distribución de sillas y mesas junto con el alumbrado para determinar lo que funcionaba mejor y brindaba el mayor atractivo. 

Al utilizar todos los datos reunidos a lo largo de sus continuas investigaciones, Kroc descubrió con precisión lo que deseaba el consumidor estadounidense de hamburguesas, se escogieron métodos para garantizar un producto final de alta calidad y aumento sus datos por medio de mas estudios e investigaciones y diseñó el principio de duplicación de la compañía: cuando una estrategia, procedimiento o método de operación tiene éxito.

Hoy, este sistema de operación ofrece a todos sus clientes consistencia y uniformidad en todo el mundo. 

Organización en los sistemas 

• SISTEMAS Y EL DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS DE CONTEXTO 

El primer modelo es el diagrama de flujo de datos de contexto (también denominado modelo del entorno). Los diagramas de flujo se enfocan en el flujo de datos que entran y salen del sistema y en el procesamiento de los datos. Estos componentes básicos de cada programa de cómputo se pueden describir en detalle y utilizar para analizar la precisión y plenitud del sistema.

• SISTEMAS Y EL MODELO DE ENTIDAD-RELACIÓN

 Una forma en que un analista de sistemas puede definir fronteras de sistema apropiadas es mediante el uso de un modelo de entidad-relación. Los elementos que conforman un sistema organizacional se pueden denominar entidades. Una entidad podría ser una persona, un lugar o una cosa, como el pasajero de una aerolínea, un destino o un avión. Asimismo, una entidad podría ser un evento, como un fin de mes, un periodo de ventas o la descompostura de una máquina. Una relación es la asociación que describe la interacción entre las entidades. Existen diversas convenciones para dibujar diagramas de entidad relación, o E-R (con nombres como notación de pata de cuervo, Flecha o Bachman). En este libro utilizamos la notación de pata de cuervo. Por el momento, daremos por sentado que una entidad es un rectángulo plano.

• ORGANIZACIONES VIRTUALES Y EQUIPOS VIRTUALES

 No todas las organizaciones o partes de éstas se encuentran visibles en una ubicación física. En la actualidad, organizaciones completas o unidades de éstas pueden tener componentes virtuales que les permiten cambiar su configuración para adaptarse a proyectos cambiantes o a demandas del mercado. Las empresas virtuales utilizan redes de computadoras y tecnología de telecomunicaciones para reunir, por medios electrónicos, a individuos con habilidades específicas con el propósito de que trabajen en proyectos que no se localizan físicamente en el mismo lugar. La tecnología de información hace posible la coordinación de los miembros de estos equipos remotos. Con frecuencia, en organizaciones recién establecidas, surgen repentinamente equipos virtuales; sin embargo, en algunos casos, las organizaciones de trabajadores remotos han sido capaces de triunfar sin las inversiones tradicionales en infraestructura. Entre los beneficios potenciales para las organizaciones virtuales se encuentra la posibilidad de reducir costos derivados de instalaciones físicas, una respuesta más rápida a las necesidades de sus clientes y contribuir a que sus empleados virtuales satisfagan sus compromisos familiares con sus hijos o sus padres ancianos. Por cierto, aún está abierto a investigación y discusión qué tan importante será cumplir las necesidades sociales de los trabajadores virtuales. Un ejemplo de una necesidad de identificación tangible con una cultura es el que surge entre los estudiantes de una universidad virtual en línea, sin campus físico [ni equipos deportivos], que insisten en adquirir artículos como sudaderas, tazas para el café y banderines con el logotipo de la universidad virtual. Estos artículos son objetos culturales significativos que las universidades físicas han ofrecido durante mucho tiempo.